O Módulo de Gestão da Administradora foi desenvolvido para empresas que desejam elevar o nível de organização, controle e eficiência dos seus processos internos. Com ele, sua administradora passa a centralizar, de forma simples e segura, todas as rotinas de Títulos a Pagar, Títulos a Receber, Contratos, além de todo o Faturamento com as prefeituras.
Embora comercializado separadamente, o módulo alcança seu melhor desempenho quando integrado à mesma base de dados dos condomínios administrados. Isso permite que lançamentos financeiros sejam gerados automaticamente, reduzindo retrabalho e garantindo um fluxo operacional mais rápido, preciso e confiável.
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Antes de começar: o que você precisa ter em mãos
Para garantir uma implantação tranquila e ágil, recomendamos verificar alguns pontos essenciais antes de iniciar as configurações:
1. Ativação do módulo junto ao comercial
Após a ativação, revise os perfis e privilégios de acesso. Usuários que possuem acesso total ao sistema também terão acesso ao módulo GA. Por isso, é importante ajustar e reorganizar as permissões conforme a rotina da sua empresa, garantindo segurança e controle sobre cada função.
Informações essenciais para homologação e integração
Separe os seguintes dados:
Informações das contas bancárias da administradora para conferência e homologação no sistema;
Certificado Digital A1 da administradora (item obrigatório para emissão de notas);
Dados de acesso ao portal de emissão de Nota Fiscal do seu município (as informações variam de acordo com a prefeitura).
Configuração da lista de serviços da administradora
Nesta etapa, você definirá todos os serviços prestados pela administradora com base no modelo padrão fornecido por nossa equipe.
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Para agilizar o processo, tenha:
Os valores fixos ou tabelados de cada serviço;
Os códigos de emissão de Nota Fiscal correspondentes (LC 116/2003 ou códigos específicos do município).
Revisão do Plano de Contas da empresa
Ao ativar o módulo GA, o sistema gera automaticamente um Plano de Contas Administrativo (Plano ADM), pronto para uso imediato. Se sua empresa já realizava faturamento anteriormente, você poderá aproveitar o plano de contas antigo sem dificuldades, preservando sua estrutura contábil.
Definição do Centro de Custos da administradora
Esta etapa é essencial para organizar de forma clara todos os gastos e receitas da empresa. Ao estruturar os centros de custos do zero, você garante que cada movimentação contábil seja registrada corretamente e que os relatórios gerados pelo módulo reflitam a realidade financeira da administradora.
Informações contratuais dos condomínios administrados
Para configurar corretamente o faturamento dos condomínios, tenha em mãos:
Data de início da gestão;
Critério e dia de vencimento padrão das faturas;
Lista dos serviços cobrados com emissão de NFS-e, incluindo regras específicas quando houver;
Serviços cobrados por Nota de Débito (sem NFS-e) e possíveis variações de vencimento.